就活メールの基本的なマナー

すぐに返信する

ビジネスシーンではメールは早めの返信が求められます。企業からメールが送られてきたら、その日のうちに返信しましょう。ただし、夜中に返信するのはNGです。送られてきた時間が遅かった場合には、翌朝に返信します。

もしすぐには回答できない場合、たとえば日程の調整が必要な場合でも、その旨を伝える返信をし、後日あらためて正式な回答をしましょう。

件名には用件だけではなく大学名と名前を書く

ビジネスシーンでは件名だけを書くことが一般的ですが、就活の場合には担当者が件名だけで誰からかわかるように大学名と名前も書くと親切です。たとえば「説明会の日程について(千代田大学 山田太郎)」とします。

返信の場合には件名を変えない

返信の場合は件名に自動的に「Re:」が付きますが、そのままで構いません。「Re:」を消したり、【お礼】や名前など書き加えたり、件名を書き換えてはいけません。件名を変えてしまうと、どのメールがどのメールの返信かわからなくなってしまうためです。これは就活に限らずビジネスシーンでメールをやりとりするときの基本です。

例文にはすべて件名のサンプルを入れていますが、これについても返信の場合には変更の必要はありません。

メールアドレスに気をつける

プライベートなGmailやYahoo!メールなどを使う場合にはアカウント名に気をつけてください。たとえば「oresama@」「hagehage@」「wakuwakudokidoki@」のようなクセの強いアドレスの場合、担当者が「こいつ大丈夫か?」と不安になってしまいます。

必ず読み返してから送る

書いたメールは誤字脱字がないか、不自然な文章じゃないか、必ず読み返してから送ります。メールは送ってしまってから取り消しはできませんから、あとから気づいても後の祭りです。慎重に送るようにしましょう。

バカ丁寧にしすぎない

就活にかんするウェブサイトや本に掲載されている例文はかなり丁寧な文面のものが多いですが、社会人でも使わないような文章を学生が使うのは不自然ですし、慣れない言葉を使おうとするとボロが出るものです。もちろん敬語は意識しなければいけませんが、ほどほどで構いません。

たとえばほとんどの例文で「お世話になっております。●●大学の●●です。」と書かれていますが、就活中の立場では不自然です。ビジネスシーンでは常套句なのですが、就活では「●●大学の●●です。」だけで構いません。

就活メールのシチュエーション別例文集

書類提出(ESや履歴書を送るとき)

件名:応募書類の提出について(●●大学●●●●)

●●株式会社
●●課 ●●様

●●大学の●●●●です。

履歴書を添付ファイルにてお送りします。
お忙しいところ恐れ入りますがご査収いただけますでしょうか。

よろしくお願いします。

————————
●●大学●●学部●年
●●●●
Tel:000-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.com

面接の日程調整(面接の候補日から指定するとき)

件名:面接の候補日について(●●大学●●●●)

●●株式会社
●●課 ●●様

●●大学の●●●●です。

面接の候補日についてご連絡いただきありがとうございます。
ご提示いただいた候補のうち、下記の日時でお伺いできますので、
お手数ですがご調整いただけますでしょうか。

> ●月●日(●) ●●:●●〜●●:●●
> ●月●日(●) ●●:●●〜●●:●●

よろしくお願いします。

————————
●●大学●●学部●年
●●●●
Tel:000-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.com

面接の日程調整(指定された面接日の都合が悪くなったとき)

件名:面接日の変更について(●●大学●●●●)

●●株式会社
●●課 ●●様

●●大学の●●●●です。

●月●日●●時よりお約束しておりました面接について、
お伺いできなくなってしまいました。
お忙しいなかご調整をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ありません。

もし可能でしたら別の日程で面接を受けさせていただけないでしょうか。
下記の日程であればお伺いできます。

●月●日(●) ●●:●●〜●●:●●
●月●日(●) ●●:●●〜●●:●●
●月●日(●) ●●:●●〜●●:●●

お手数をおかけして申し訳ありません。 よろしくお願いします。

————————
●●大学●●学部●年
●●●●
Tel:000-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.com

面接後のお礼(面接が終わったとき)

件名:面接の御礼(●●大学●●●●)

●●株式会社
●●課 ●●様

●●大学の●●●●です。

本日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。
●●様が●●●●とおっしゃられていたのが印象的でした。
貴社を第一志望としておりましたが、
貴社で働きたいという気持ちがますます強くなりました。
重ねて御礼申し上げます。

よろしくお願いします。

————————
●●大学●●学部●年
●●●●
Tel:000-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.com

面接の辞退(筆記は通ったけど選考を途中でやめたくなったとき)

件名:面接の辞退について●●大学●●●●)

●●株式会社
●●課 ●●様

●●大学の●●●●です。

誠に申し訳ございませんが、
貴社の採用選考を辞退させていただきたくご連絡しました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
私の身勝手な都合でお断りしてしまい誠に申し訳ございません。

メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを
重ねてお詫び申し上げます。

————————
●●大学●●学部●年
●●●●
Tel:000-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.com

内定のお礼(内定をもらって入社の意志があるとき)

件名:内定の御礼(●●大学●●●●)

●●株式会社
●●課 ●●様

●●大学の●●●●です。

内定のご連絡をいただきありがとうございました。
心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。
一日も早く貴社の戦力として活躍できるよう頑張ります。

よろしくお願いします。

————————
●●大学●●学部●年
●●●●
Tel:000-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.com

内定保留(内定をもらったけど他の内定を待っているとき)

件名:内定保留のお願い(●●大学●●●●)

●●株式会社
●●課 ●●様

●●大学の●●●●です。

内定のご連絡をいただきありがとうございました。
私の都合で大変恐縮なのですが、
内定のお返事は●月●●日までお待ちいただけないでしょうか。
現在、選考中の企業が他にもあり、
すべての選考が終わってからお返事したいと考えております。

よろしくお願いします。

————————
●●大学●●学部●年
●●●●
Tel:000-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.com

内定辞退(内定をもらったけど入社の意志がないとき)

件名:内定辞退のご連絡(●●大学●●●●)

●●株式会社
●●課 ●●様

●●大学の●●●●です。

内定のご連絡をいただきありがとうございました。
大変恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡しました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
私の身勝手な都合でお断りしてしまい誠に申し訳ございません。

メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを
重ねてお詫び申し上げます。

————————
●●大学●●学部●年
●●●●
Tel:000-0000-0000
E-mail:xxxx@xxxx.com
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